Los servicios abajo mencionados son estándares y a modo referencial, podemos adecuarnos a cualquiera de sus necesidades, y aportarle soluciones creativas para cada una de las acciones de su evento.

El diseño del presupuesto es muy importante, porque es determinante para lograr el objetivo económico de su evento. Además de diseñarlo, hacemos un seguimiento del mismo para llevar un control y así poder tomar decisiones en el proceso. Esto va desde lo más grueso, como pueden ser el hotel y el equipamiento, hasta detalles como ser los presentes que se entregarán a los invitados especiales.

  • Diseño de imagen integral del evento. Logo, adaptaciones, etc.
  • Piezas comunicacionales. Diseño y contenidos. Formatos varios.
  • Desarrollo y coordinación del plan de comunicación.
  • Gestión de prensa. Gestión de publicidad no convencional.
  • Gestión de acciones de difusión de bajo o cero costo.
  • Creación página web y/o aplicaciones móviles específicas para su evento.
  • Seguimiento redes sociales.
  • Diseño de piezas gráficas para el congreso (carpetas, programas, certificados, etc).
  • Registro fílmico y fotográfico de todo el evento.
  • Gestión de traslados hacia y desde la provincia. Asesoramiento permanente a los asistentes nacionales y extranjeros en relación a la compra de pasajes aéreos y/o terrestres.
  • Gestión de convenio con líneas aéreas para tickets con descuento.
  • Gestión de alojamiento y reservas hoteleras permanente para invitados y asistentes.
  • Gestión de tarifas especiales en diferentes hoteles de la ciudad.
  • Coordinación de traslados internos y recepción de asistentes e invitados.
  • Gestión y coordinación de actividades programadas.
  • Gestión de actividades turísticas pre y post encuentro de acuerdo a las necesidades de los participantes (a través de Agencia de Viajes legalmente autorizada).
  • Gestión y control de atención a invitados durante el congreso si fuera necesario (no incluye personal de asistencia).
  • Otras cuestiones de logística que pudieran surgir en el proceso de organización del evento.
  • Armado de los espacios de acuerdo a la funcionalidad de cada uno. (plenarias, talleres, posters, coffee breaks, etc.)
  • Diseño de funcionamiento integral de la sede.
  • Correcto funcionamiento del equipamiento en todo el evento.
  • Prueba y correcto funcionamiento de presentaciones digitales, videos o similares traídos por los disertantes y expositores.
  • Manejo de tiempos.
  • Control de limpieza.
  • Control de seguridad.
  • Gestión y control de servicios de la sede.
  • Interacción con personal de la sede.
  • Comodidades para invitados.
  • Coordinación de recepcionistas y asistentes de sala.
  • Correcta colocación de cartelería y señalética.
  • Asesoramiento a sponsors en relación a acciones de marketing.
  • Coordinación de espacios para sponsors.
  • Coordinación de Exposición Comercial. Si la exposición requiere construcción y/o instalaciones especiales, se cotizará aparte en relación al volumen y complejidad de la misma.
  • Gestión de solución de inconvenientes en todo lo relacionado al evento en la sede que pudiera surgir durante la realización del encuentro.

Armado de presupuestos. Coordinación y gestión de todos los servicios necesarios en cada uno de los eventos sociales que se programen:

  • Búsqueda de locaciones, negociación y alquiler de espacios.
  • Servicios de catering.
  • Servicios de ambientación.
  • Montaje técnico acorde al evento planificado.
  • Recepción de invitados.
  • Armado general del espacio y control de servicios (limpieza, seguridad, etc)
  • Este ítem incluye la coordinación y gestión de acto y/o cóctel de apertura, cenas y/o fiesta de cierre, visita formal a Museo Casa Histórica de la Independencia u otro lugar, y cualquier otro evento social programado durante el desarrollo del Congreso.
  • Preinscripciones, acreditaciones, certificados, y toda otra cuestión relacionada a la secretaría, estará bajo nuestra supervisión y control.
  • Gestión y control de sistema de pago online.

Observación importante: es central el input de información por parte del cliente en relación a posibles sponsors. Esto reduce el tiempo de trabajo y efectiviza los contactos y los esfuerzos en relación a sponsoreo.

  • Diseño de plan comercial. Tipos de sponsoreo.
  • Contacto con sponsors. Seguimiento y acuerdo finales con empresas e instituciones.
  • Venta de espacios para muestra comercial o exposición.
  • Control de contraprestaciones ofrecidas a sponsors.
  • Informe final a sponsors en relación a su participación.

Nuestro objetivo es el suyo, que el evento sea perfecto, y le asesoraremos y aportaremos todo lo que esté a nuestro alcance para que así sea.

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